מתנות לכנסים – הדרך להפוך כל אירוע עסקי לחוויה שנשארת עם המשתתפים
כנסים עסקיים, ימי עיון, תערוכות ואירועי חברה הם הזדמנות מצוינת ליצור קשר עם לקוחות, עובדים, שותפים עסקיים ואנשי מקצוע. לצד התוכן המקצועי, ההרצאות והמפגשים, גם הפרטים הקטנים משפיעים על הדרך שבה המשתתפים יזכרו את האירוע. אחד הפרטים המשמעותיים ביותר הוא בחירה נכונה של מתנות לכנסים.
מתנה מוצלחת אינה חייבת להיות גדולה או יקרה. היא צריכה להיות שימושית, מעוצבת, מתאימה לאופי האירוע ומחוברת לערכים שהארגון מעוניין להעביר. כאשר בוחרים מתנה מקורית כמו עציץ קטן, צמח תבלין עציצים למשרד או מארז צמחי ממותג, ניתן להעניק למשתתפים מזכרת חיה שממשיכה ללוות אותם גם לאחר שהכנס מסתיים.
למה כדאי להעניק מתנות למשתתפים בכנס?
מתנות הן הרבה מעבר למחווה מנומסת. הן יכולות להפוך לחלק משמעותי מחוויית המשתתף ולחזק את הקשר בינו לבין החברה או הארגון שהפיקו את האירוע.
כאשר המשתתפים מקבלים מתנה שימושית או בעלת משמעות, הם מרגישים שהשקיעו בהם ושחשבו על החוויה שלהם עד לפרטים הקטנים. תחושה זו יכולה להשפיע לטובה על האופן שבו הם תופסים את המותג.
יצירת זיכרון חיובי מהאירוע
כנסים רבים כוללים הרצאות, מצגות, עמדות תצוגה וחומר שיווקי. לאחר מספר ימים, חלק גדול מהמידע עלול להישכח. לעומת זאת, מתנה שמונחת בבית או במשרד יכולה להזכיר למשתתפים את האירוע לאורך זמן.
עציץ מעוצב, לדוגמה, ממשיך לגדול ולהתפתח לאחר הכנס. בכל פעם שהמשתתף משקה אותו או מבחין בו על שולחן העבודה, הוא עשוי להיזכר בחברה שהעניקה לו אותו.
חיזוק הנראות של המותג
ניתן לשלב על גבי המתנה את לוגו החברה, שם הכנס, מסר קצר, ברכה או פרטי התקשרות. המיתוג יכול להופיע על העציץ, האריזה, כרטיס הברכה, תגית עץ או מדבקה מעוצבת.
חשוב שהמיתוג יהיה נעים ומאוזן. מתנה שנראית כמו מוצר פרסומי אגרסיבי עלולה לאבד מהערך שלה. לעומת זאת, מיתוג עדין מאפשר למשתתף ליהנות מהמתנה ובמקביל לזכור מי העניק אותה.
הבעת הערכה למשתתפים
הענקת מתנה בסיום האירוע מעבירה מסר של תודה. היא מבטאת הערכה על הזמן שהמשתתפים הקדישו, על ההגעה לכנס ועל המעורבות שלהם.
בכנסים המיועדים לעובדים, המתנה יכולה גם לחזק את תחושת השייכות לארגון. בכנסים ללקוחות או לשותפים עסקיים, היא יכולה לתרום לחיזוק מערכת היחסים וליצירת רושם אישי יותר.
כיצד לבחור מתנות לכנסים?
הבחירה צריכה להתבסס על מספר שיקולים, ובהם סוג האירוע, קהל המשתתפים, מספר המוזמנים, התקציב והמסר שהארגון מעוניין להעביר.
התאמת המתנה לקהל היעד
לפני שבוחרים מתנה, חשוב להבין מי צפוי להשתתף בכנס. האם מדובר בעובדי החברה, מנהלים, לקוחות, בעלי עסקים, אנשי מקצוע, ספקים או קהל מגוון?
לקהל עסקי רחב מומלץ לבחור מתנה שאינה תלויה בגיל, במגדר או בטעם אישי מאוד מסוים. עציצים וצמחי תבלין הם דוגמה למתנה שמתאימה למגוון רחב של משתתפים עציצים עם כיתוב אישי ויכולה להשתלב בבית, במשרד, במרפסת או על אדן החלון.
התאמה לאופי הכנס
המתנה צריכה להשתלב בנושא ובשפה החזותית של האירוע. בכנס העוסק בקיימות, חדשנות סביבתית או אחריות חברתית, מתנה צמחית יכולה לחזק באופן טבעי את המסר.
גם בכנסים מתחומים אחרים ניתן ליצור חיבור יצירתי. בכנס העוסק בצמיחה עסקית, למשל, אפשר לצרף לעציץ מסר כמו “ממשיכים לצמוח יחד”. באירוע לעובדים ניתן להשתמש במשפט המדגיש התפתחות, שותפות או הצלחה משותפת.
בחירת מתנה שקל לחלק ולשנע
כאשר מדובר בכנס הכולל עשרות או מאות משתתפים, חשוב לוודא שהמתנה נוחה לחלוקה. היא צריכה להיות בגודל מתאים, יציבה, ארוזה בצורה מסודרת וקלה לנשיאה.
מומלץ לחשוב מראש היכן יחולקו המתנות: בכניסה, ליד מקומות הישיבה, על שולחנות האוכל, בעמדת ההרשמה או ביציאה מהאירוע. אופן החלוקה משפיע על בחירת הגודל, האריזה והעיצוב.
התאמה למסגרת התקציב
תקציב המתנות אינו כולל רק את עלות המוצר עצמו. יש להביא בחשבון גם את האריזה, המיתוג, ההובלה, סידור המתנות במקום והזמנת כמות עודפת למקרה הצורך.
כאשר מזמינים מתנות בכמות גדולה, מומלץ לקבל הצעה המותאמת למספר המשתתפים ולרמת המיתוג הרצויה. לעיתים ניתן ליצור מתנה מרשימה גם בתקציב מתון באמצעות בחירה נכונה של צמח, כלי ותגית ממותגת.
עציצים וצמחים בתור מתנות לכנסים
בעולם שבו משתתפים מקבלים לעיתים קרובות עטים, מחברות, כוסות ומוצרי פרסום דומים, מתנה צמחית יכולה לבלוט ולהעניק חוויה שונה.
הצמח אינו רק פריט דקורטיבי. הוא מסמל צמיחה, המשכיות, התחדשות, השקעה וקשר לטבע. אלו מסרים המתאימים למגוון רחב של ארגונים ואירועים עסקיים.
עציצים קטנים לשולחן העבודה
עציץ קומפקטי יכול להשתלב בקלות על שולחן במשרד, במדף או באזור הקבלה. אפשר לבחור כלי בגוון טבעי, כלי טרקוטה, עטיפת יוטה או כלי דקורטיבי המתאים לצבעי המותג.
כדי שהמתנה תהיה נוחה גם למי שאינו מנוסה בגידול צמחים, מומלץ לבחור צמח עמיד שאינו דורש טיפול מורכב. אפשר לצרף הוראות קצרות וברורות בנוגע להשקיה ולמיקום המומלץ.
צמחי תבלין כמתנה שימושית
עציצי תבלין הם בחירה טבעית, ריחנית ושימושית. ניתן להציב אותם במטבח, במרפסת או על אדן החלון ולהשתמש בהם גם לאחר האירוע.
אפשר לבחור בין סוגים שונים של צמחי תבלין בהתאם לעונה ולזמינות, ולשלב אותם באריזה המעוצבת בהתאם לקונספט של הכנס. תגית עם שם הצמח והוראות טיפול מוסיפה ערך והופכת את המתנה למקצועית יותר.
צמחים פורחים ליצירת נוכחות צבעונית
צמח פורח יכול להוסיף צבע ואווירה למתחם הכנס עוד לפני שהוא מוענק למשתתפים. ניתן להציב את העציצים על השולחנות, בעמדות ההרשמה או באזורי הישיבה, ובסיום האירוע לאפשר לכל משתתף לקחת עציץ הביתה.
כך המתנות משמשות גם כחלק מהעיצוב של האירוע וגם כמזכרת אישית, דבר שעשוי לסייע בניצול יעיל יותר של התקציב.
אפשרויות מיתוג והתאמה אישית
היתרון המרכזי בהזמנת מתנות לכנס בהתאמה אישית הוא האפשרות ליצור מוצר שמרגיש חלק בלתי נפרד מהאירוע.
הוספת לוגו ושם הכנס
אפשר לשלב את לוגו החברה או את שם האירוע באמצעות מדבקה, הדפסה על כלי השתילה, כרטיס מצורף או שרוול אריזה. יש להתאים את גודל הלוגו למוצר כדי לשמור על מראה נקי ואיכותי.
שילוב מסר אישי
מסר קצר יכול להוסיף משמעות למתנה ולחזק את הקשר לאירוע. בין המסרים האפשריים:
“תודה שצמחתם איתנו”, “ממשיכים לצמוח יחד”, “רעיון קטן שמתחיל לצמוח” או “שותפים לדרך ולהצלחה”.
מומלץ לבחור משפט מקורי שמתאים לשפה של המותג ולאופי הקהל.
התאמת האריזה לקונספט
ניתן לבחור באריזות טבעיות, חגיגיות, צבעוניות או מינימליסטיות. חומרים כמו יוטה, נייר ממוחזר, קרטון, קש או כלי חרס יכולים להעניק למתנה מראה טבעי ומוקפד.
כאשר הכנס כולל שפה גרפית ברורה, כדאי להתאים את גוני האריזה, הסרטים והתגיות לצבעי האירוע.
מתנות לכנסים כחלק מעיצוב האירוע
אחת הדרכים היצירתיות להשתמש במתנות היא לשלב אותן בעיצוב מתחם הכנס. במקום לשמור את המתנות בארגזים עד לסיום, אפשר להפוך אותן לחלק מהחוויה החזותית.
סידור עציצים על שולחנות
עציצים קטנים יכולים להחליף חלק מסידורי הפרחים המסורתיים וליצור מראה טבעי, רענן ומזמין. ניתן להניח עציץ אחד לכל משתתף או ליצור מספר מוקדים צמחיים על כל שולחן.
יצירת קיר או עמדת מתנות
אפשר להקים עמדה מעוצבת שבה יוצגו העציצים לצד שלט עם שם הכנס ומסר מרכזי. העמדה יכולה לשמש גם כרקע לצילום ולעודד את המשתתפים לשתף תמונות מהאירוע ברשתות החברתיות.
חלוקה אישית בסיום האירוע
מתנה המחולקת ביציאה מסיימת את הכנס בנימה חיובית. ניתן לצרף אליה כרטיס תודה, קוד QR לעמוד נחיתה, קישור למצגת או הזמנה לשמור על קשר עם הארגון.
מתי כדאי להתחיל לתכנן את ההזמנה?
ככל שמדובר בכמות גדולה יותר או ברמת התאמה אישית גבוהה יותר, כך מומלץ להתחיל את התהליך מוקדם יותר. יש להביא בחשבון את זמינות הצמחים, בחירת הכלים, ייצור חומרי המיתוג, הכנת האריזות ותיאום האספקה.
הזמנות בכמויות גדולות
בהזמנה של עשרות או מאות יחידות יש לוודא שניתן לספק מראה אחיד ככל האפשר. מאחר שצמחים הם מוצרים טבעיים, ייתכנו הבדלים קלים בגודל, בגוון או במבנה. תכנון מוקדם מאפשר לבחור מלאי מתאים ולהכין את ההזמנה בצורה מסודרת.
התאמה לעונה
סוגי הצמחים הזמינים עשויים להשתנות בהתאם לעונה. לכן מומלץ להתייעץ מראש ולבחור צמחים המתאימים לתקופת האירוע, לתנאי מזג האוויר ולמקום שבו הם צפויים להימצא.
תיאום אספקה למקום הכנס
חשוב לסכם מראש את מועד האספקה, כתובת האירוע, שעות הכניסה לספקים, מקום הפריקה והגורם האחראי לקבלת ההזמנה. בכנסים גדולים, תיאום לוגיסטי נכון הוא חלק בלתי נפרד מהצלחת המתנות.
טעויות שכדאי להימנע מהן בבחירת מתנות לכנס
בחירה המבוססת רק על המחיר עלולה להוביל למתנה שאינה מתאימה לקהל או אינה משרתת את מטרות האירוע.
מיתוג גדול מדי
לוגו בולט מאוד עלול לגרום למתנה להרגיש כמו פרסומת ולא כמו מחווה. עדיף לבחור מיתוג אלגנטי שמאפשר למשתתפים להשתמש במוצר גם לאחר הכנס.
בחירת מתנה שאינה נוחה לנשיאה
משתתפים רבים מגיעים לכנסים בתחבורה ציבורית או ממשיכים לפגישות נוספות. מתנה כבדה, שבירה או גדולה מדי עלולה להפוך למעמסה. לכן יש להתאים את גודל המתנה לאופי האירוע ולדרך שבה המשתתפים צפויים להגיע.
הזמנה ברגע האחרון
הזמנה מאוחרת עלולה לצמצם את אפשרויות הבחירה והמיתוג. היא גם מקשה על ביצוע שינויים במקרה שמספר המשתתפים מתעדכן או שיש צורך בהתאמות מיוחדות.
התעלמות מהטיפול בצמח
כאשר מעניקים עציץ, כדאי לצרף הוראות טיפול בסיסיות. מידע קצר על השקיה, תאורה ומיקום יעזור למשתתפים לשמור על הצמח לאורך זמן ויגדיל את הערך של המתנה.
שאלות נפוצות על מתנות לכנסים
אילו מתנות מתאימות לכנס עסקי?
מתנות המתאימות לכנס עסקי הן מתנות שימושיות, מכובדות וקלות לחלוקה. עציצים קטנים, צמחי תבלין ומארזים צמחיים ממותגים יכולים להתאים למגוון קהלים ולהעביר מסר של צמיחה והתחדשות.
האם אפשר למתג עציצים לכנס?
כן. ניתן להוסיף לוגו, שם אירוע, כרטיס ברכה, תגית ממותגת, מדבקה או מסר אישי. אופן המיתוג נקבע בהתאם לסוג העציץ, כלי השתילה, האריזה והכמות הנדרשת.
כמה זמן מראש כדאי להזמין?
מומלץ להזמין מוקדם ככל האפשר, במיוחד כאשר מדובר בכמות גדולה או במיתוג בהתאמה אישית. תכנון מוקדם מאפשר לבחור מתוך מגוון רחב יותר של צמחים, כלים ואריזות ולתאם את האספקה בצורה מסודרת.
האם אפשר להזמין כמות גדולה של מתנות?
בהחלט. ניתן להתאים את הצמחים, העציצים והאריזות להזמנות קטנות או גדולות, בהתאם לאופי האירוע, למספר המשתתפים ולמסגרת התקציב.
כיצד שומרים על העציצים עד לחלוקה?
יש לשמור את הצמחים במקום מוצל ומאוורר ובהתאם להוראות הטיפול של הזן שנבחר. מומלץ לתאם את מועד האספקה כך שהצמחים יגיעו סמוך ככל האפשר למועד האירוע.
מתנות לכנסים שממשיכות לצמוח גם אחרי האירוע
בחירת מתנות לכנסים היא הזדמנות להעניק למשתתפים יותר ממוצר פרסומי. מתנה צמחית יכולה ליצור חיבור רגשי, להוסיף לעיצוב האירוע, לחזק את נוכחות המותג ולהישאר עם המשתתפים זמן רב לאחר סיום הכנס.
בשושנה עציצים ניתן להתאים צמחים, כלי שתילה, אריזות וכמויות לצורכי הכנס, לרעיון שמאחורי האירוע ולשפה של הארגון. באמצעות תכנון נכון, מיתוג מאוזן ובחירת צמח מתאים, ניתן להפוך מחווה קטנה למזכרת חיה, טבעית ובעלת משמעות.





